DSB Koncernindkøb

I afdelingen for Bygning, vedligehold og generelle aftaler indgås købsaftaler og rammeaftaler på såvel tjenesteydelser, som varekøb.

Aftalerne er inddelt i følgende kategorier:

Håndværkeraftaler

Består af ca. 200 aftaler, fordelt på  elektrikere, glarmestre, tømrer & snedkere, VVS & blikkenslagere, malere, anlægsgartnere og låsesmede.

Hensigten med håndværkeraftalerne er, at der altid er indgået aftale med en godkendt håndværker, hvor det praktiske som timeløn, betalingsbetingelser, kørsel, sikkerhedskursus samt avance på materialer er aftalt forud.

Ved indgåelse af faste rammeaftaler, drager såvel DSB som håndværkeren fordel af lokalkendskabet til DSB-destinationerne.

Tjenesteydelsesaftaler

Kurertransport med cykel, bil og fly, møbeltransport, buskørsel (erstatningsbusser og skolerejser), taxikørsel, handicapkørsel, vagtrundering, autohjælp etc.

Trykkeriydelser, kursusarrangementer, forsendelse af pakker og letgods, oversættelsesbureauer, vask af arbejdstøj, annonceformidling (Ud & Se), vikarbureauer etc.

Serviceaftaler

Eftersyn af trucks, ventilation og køl, køl og frys i Kort & Godt, liftleje, automatiske døre og porte samt elevatorer, handicaplifte og rulletrapper.

Kort & Godt

I forbindelse med ombygning eller etablering af Kort & Godt-butikkerne har afdelingen indgået rammeaftaler med leverandører på, køle- og frysemøbler,  inventarmøbler, tobaksskabe, mobilreoler, skilte, vaskemaskiner, kaffemaskiner, mikrobølgeovne, flagholdere samt diverse cateringudstyr.

Perronaptering

Vi indgår endvidere rammeaftaler på produkter, som indgår i perronapteringen.

Eks.: Bænke, affaldsbeholdere, venterum og læskærme, lys-vitriner, service-vægge, cykeloverdækninger etc.

Generelle aftaler

Alle former for papir (aftørringspapir og kopipapir/brevpapir/kuverter).

Kontorartikler samt bøger, kalendere, stempler, emballering, engangsartikler, kaffe/the, laminering etc.

Kontormøbler herunder brand og tyverisikrede skabe.

Poser/sække herunder plast og papir sække/poser.

Gardiner og solafskærmning, el-materiel, lyskilder, rengøringsmidler, malervarer, skilte, arbejdstøj, uniformer etc.

Energi og Brændstof

Vi samarbejder primært med DSB Produktion om indgåelse af rammeaftaler og finansielle aftaler på energi- og brændstofområdet, herunder:

Raffinerede olieprodukter, herunder miljødiesel til tog, autodiesel, benzin, fyringsolie og oliefyrsservice.

Kørestrøm til tog.

El til bygninger mm.

Naturgas.

Togdele varetager kontraktforhandling i forbindelse med indkøb for fire store produktionsafdelinger i DSB.
 
Togdele arbejder for at opnå et tættere partnerskab med DSB’s strategiske leverandører, da vi mener, at dette bidrager til en værdiskabelse i DSB. Dette tætte partnerskab kræver et tillidsbaseret leverandørsamarbejde, som Togdele lægger stor vægt på.

Togdele er meget åben overfor brugen af nye leverandører, som kan levere til en konkurrencedygtig pris. På trods af fokus på pris stiller Togdele dog stadig høje krav til kvalitet.

Krav til sikkerhed

Som operatør er DSB ansvarlig for, at DSB’s materiel til enhver tid opfylder de sikkerhedsmæssige egenskaber, som ligger til grund for myndighedsgodkendelse af materiel.
Ved indkøb af togkomponenter skal komponentens sikkerhedsmæssige egenskaber opretholdes eller forbedres, og inden indkøb/ændring skal der foretages en sikkerhedsmæssig behandling og godkendelse. Den sikkerhedsmæssige behandling skal vurdere, om en komponent er sikkerhedskritisk.

En komponent er sikkerhedskritisk, hvis fejl eller mangler i komponenten kan lede til afsporing, kollision, brand eller personskade.

DtC (Design-to-Cost)

DSB Togdele arbejder efter anskaffelsesprocessen DtC. Forskellen imellem en DtC- anskaffelsesproces og en traditionel anskaffelsesproces er, at DtC-processen er meget præcist struktureret med høj grad af fokus på tværfaglig deltagelse og på synliggørelse af omkostningerne til konstruktion, indkøb, drift og vedligehold. I DtC-anskaffelsesprocessen er fokus mere på funktionalitet i forhold til de præcise specifikationer.

Derudover er der ved DtC-anskaffelsesprocessen en intensiv inddragelse af leverandørernes kompetencer og ressourcer til at finde frem til den bedste løsning for DSB.

LCC (levetidsomkostningerne) er et vigtigt aspekt i DtC-processen. LCC er specielt vigtig for DSB, fordi hovedparten af omkostningerne til drift og vedligehold i togsættets levetid bestemmes af de valg, som træffes i design- og konstruktionsfasen. DSB Togdele har derfor stor fokus på, at LCC bliver vurderet ved hvert indkøb.

Togdele søger leverandører inden for følgende produkter: 

Aptering

• Stof
• Syning
• Skum
• Klæbeskilte
• Piktogrammer
• Glas & vinduer
• Rustfast stål
• Vakuum toilet reservedele
• VVS reservedele
• Nødhamre
• Førestole
• Rullegardiner
• Askebægre
• Skørter og paneler

Gummidele

• Slanger
• Mellemovergange IC3 og IR4
• Gummifront IC3 og IR4
• Specielle gummidele
• O-ringe, pakninger mm.

Motor & reservedele

• Motorreservedele til lokomotiver
• Viskersystemer
• Motorkul og pantografkul
• Filtre

Hjul & aksler

• Hjul og hjulringe

Transportaftaler

• Indenrigs spedition
• Udenrigs spedition import/eksport

Trykluft & udstødningssystemer

• Pneumatik og styring
• Trykluftreservedele
• Specialdesignede udstødningssystemer i rustfast stål
• Kompensatorer

Bremsedele & koblinger

• Bremsebelægninger
• Bremsedele
• Skruekoblinger
• Automatkoblinger

El-udrustning

• Informationssystemer
• Kontaktdele
• Vakuumafbrydere
• Forkoblingsenheder
• Akkumulatorer
• Alm. elektronik
• Følere
• Lampedele

IPO (Indirekte produktionsmaterialer)

• Rengøringsartikler og midler
• Togvaskemidler
• Værnemidler (handsker, høreværn, åndedrætsværn, faldsikring, øjenbeskyttelse m.m.)
• Håndplejemidler
• VVS-dele
• Jern og stål
• Værktøj
• Drejestål
• Boltvarer incl. specialbolte

Diverse

• Røgdetektering
• Standard som speciale kugle/rullelejer samt nålelejer
• Smøremidler til tog
• Flydende gas (tank- og flaskegas) samt andre luftarter primært til svejse-formål

IT & Tele håndterer it-relaterede aftaler. Vi er med fra projektstart til underskrift af kontrakt. Der er følgende hovedområder:

• Projekter
• Standard hardware og software
• Konsulenter

Generelt ønsker vi længerevarende relationer til vores leverandører, hvor der ikke kun er fokus på prisen, men hvor også leveringssikkerhed og ordre-flow fungerer optimalt.

Projekter

Vi gennemfører udbud på mange forskellige former for projekter, f.eks. nye radioer til S-togs personale, nyt salgssystem til rejsebureau og meget andet.

Standard hardware og software

DSB har valgt at standardisere vores indkøb af hardware og software, således at vi kan få pris og kvalitet til at gå op i en højere enhed. Vi benytter os af kvalifikationslister.

Konsulenter

Vi laver rammeaftaler på en del specifikke områder f.eks. projektledelse, SAP og udvikling. Derudover finder vi specialister, og hvis der opstår specielle behov i forretningen, efterspørger vi det. Vi benytter os af en kvalifikationsliste.

DSB vægter og prioriterer god forretningsførelse i sit indkøb meget højt.

DSB har udarbejdet nedenstående indkøbsregler overfor vore eksterne leverandører. Nedenstående er ikke at betragte som juridiske indkøbsbetingelser i forbindelse med varekøb.

DSB's etiske regler fra leverandørsiden ses andetsteds her på sitet.

Personalet i Indkøbsfunktionen

Alle DSB's indkøbsmedarbejdere skal til enhver tid opretholde og gennemføre en for virket korrekt og professionel adfærd i de skrevne ord, handling og tale.

Indkøbschefer, indkøbsdisponenter og rekvirenter skal til en hver tid opretholde et uafhængigt forhold til leverandørerne og i øvrigt arbejde ud fra DSB´s fem valgte værdier; Lige til, værdiskabende, effektivt, engageret og ansvarligt.

Det er for DSB's indkøbsmedarbejdere ikke tilladt at modtage gaver, tilskud eller lignende fra leverandører, såfremt de går over kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder eller består af småting, der distribueres med rent reklamemæssigt formål. Koncernindkøbschefen skal orienteres om alle typer af gaver, tilskud og lignende, undtagen småting, der distribueres med rent reklamemæssigt formål, og hvis værdi ikke overstiger 100 kr.

DSB's indkøbsmedarbejdere må ikke i DSB's navn købe varer og tjenesteydelser hos DSB's leverandører til eget brug, eller på anden måde udnytte sin stilling direkte såvel som indirekte til at opnå særlige fordele hos DSB's leverandører.

Leverandører

Relationer til DSB's leverandører skal være etableret på en måde, så DSB's omdømme og DSB som brand bibeholdes eller forbedres.

Forudsat leverandøren opretholder et i forhold til markedet normalt prisniveau for sine ydelser og produkter, og at leverandøren til enhver tid tilpasser sit prisniveaus udvikling efter de for markedet generelle givne vilkår, ønsker DSB som udgangspunkt ikke at foretage hastige leverandørskifte – i daglig tale at sjakre imellem leverandør A og B. Ovenstående gælder naturligvis under forbehold af gældende EU udbudsregler, der som udgangspunkt forpligter DSB til at forny udbud, og dermed konkurrenceudsætte indgåede aftaler med 3-5 års mellemrum.

Aftaler om indkøb af varer eller tjenesteydelser sker altid på DSB's paradigmer og i henhold til de vilkår, der er fastsat af DSB.

Miljø- og arbejdsmiljøhensyn mv.

DSB vil - ud fra en helhedsbetragtning af økonomi, miljø, arbejdsmiljø og øvrige relevante indkøbsparametre - indkøbe produkter og ydelser, der minimerer miljøbelastningen og samtidig sikrer at arbejdsmiljøhensyn inddrages. Denne vurdering skal tages ud fra en bedømmelse af produktets/ydelsens livscyklus og ikke ud fra en kortsigtet økonomisk betragtning.

Etik

Desuden kan en indkøbsmedarbejder ikke og uden undtagelse, hverken direkte såvel som indirekte indkøbe varer og ydelser fra leverandører, der ikke overholder de andetsteds beskrevne ”Code of Conduct”.

DSB ønsker og fordrer anstændig og god forretningsførelse fra alle parter involveret i samhandel med DSB. DSB er af den overbevisning, at det absolut er i gensidig interesse, at gældende regler og konventioner til enhver tid overholdes.

For at handle med DSB skal leverandøren naturligvis overholde alle internationale konventioner og national lovgivning, som gælder i det land, hvor arbejdet eller serviceydelsen udføres.

DSB har tilsluttet sig FN's Global Compact, og vi forventer, at vore leverandører - uanset om de har tilsluttet sig eller ej - også handler i overensstemmelse med disse grundlæggende principper.

Dette betyder i praksis, at DSB stiller følgende krav:
Leverandøren skal:

• overholde alle gældende internationale konventioner og nationale regler omkring børnearbejde.
• følge alle gældende regler omkring sikkerhed og arbejdsmiljø, som gælder i det land, hvor varen produceres eller serviceydelsen udføres. Som minimum skal leverandøren dog, - uanset producentland - overholde “ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work” (inkl. konventioner og guidelines). DSB vurderer individuelt for hvert udbud, hvorvidt det er nødvendigt at stille yderligere krav omkring arbejdsmiljø.
• undlade at diskriminere sine medarbejdere direkte såvel som indirekte på baggrund af race, religion, alder, nationalitet, seksuel orientering eller køn.
• undlade at udøve tvang eller udnytte ufrivillig arbejdskraft.
• undlade korruption og bestikkelse og pålægge sine underleverandører og samarbejdspartnere det samme.
• følge alle gældende regler omkring miljø, som gælder i det land, hvor varen produceres eller serviceydelsen udføres.  DSB vurderer individuelt for hvert udbud, hvorvidt det er nødvendigt at stille yderligere krav omkring miljø.

Det er leverandørens ansvar at tage alle relevante og nødvendige initiativer og målinger i brug, for at tilsikre, at han overholder DSB´s Code of Conduct.

Det er ligeledes leverandørens ansvar på DSB´s anmodning, og indenfor en rimelig tidsfrist at fremvise al relevant information og dokumentation til DSB. På DSB's anmodning skal leverandøren deltage aktivt i DSB's opfølgning på overholdelsen af DSB´s Code of Conduct gennem dialog, spørgeskemaer, systematisk rapportering, besøg på leverandørens adresse(r) eller andre muligheder for bekræftelse og kontrol som DSB ønsker at benytte. Leverandøren er alene ansvarlig for egne omkostninger, der måtte være forbundet med at overholde DSB´s Code of Conduct og med at levere den påkrævede information og dokumentation til DSB.

DSB's Code of Conduct vil fra 01.05.2007 være en del af alle DSB's indkøb og samhandelsaftaler og såfremt leverandøren ikke overholder forpligtelserne som beskrevet i DSB´s Code of Conduct, forbeholder DSB sig ret til at annullere ethvert samarbejde med leverandøren og ret til at kræve erstatning for det tab DSB måtte have lidt i forbindelse hermed.

Leverandøren er ansvarlig for at eventuelle underleverandører/underentreprenører overholder DSB´s Code of Conduct. Leverandøren skal til enhver tid på DSB´s anfordring oplyse DSB om leverandørens brug af underleverandører/entreprenører.

Miljømål for Grønne Indkøb er at sikre en miljø- og arbejdsmiljøvurdering af alle indkøb i DSB

Forudsætninger for målet

DSB's grønne indkøbspolitik med tilhørende forretningsgang skal implementeres for at sikre, at der stilles miljøkrav og arbejdsmiljøkrav overfor leverandører til DSB.

Miljøkravene skal indgå i den samlede vurdering af leverandører og produkter sammen med økonomi, kvalitet, funktionskrav o.l.

Hensigten med at gennemføre miljøvurderingerne er at reducere miljøbelastningen afledt af indkøb og projekter.

Nedenstående finder du DSB's grønne indkøbspolitik:

 DSB - Den grønne indkøbspolitik [26 kB]

Udbudsdirektiverne fastsætter spillereglerne for markedet for offentlige kontrakter i hele EU. Det offentlige, herunder DSB, er efter reglerne forpligtet til at foretage udbud, når der skal indgås kontrakter over en vis størrelse om indkøb af varer, anskaffelse af tjenesteydelser og udførelse af bygge- og anlægsopgaver.

Der er mange fordele ved sådanne spilleregler. Både for det offentlige, der gennem udbud får de bedste og billigste anskaffelser, og for de private erhvervsvirksomheder, der på lige vilkår får adgang til at konkurrere om de offentlige kontrakter i hele EU.

Tærskelværdi

Udbudsreglerne fastsætter procedurer, som offentlige ordregivere skal følge. For eksempel en pligt til at foretage udbud, når der skal indgås kontrakter over en vis størrelse (en såkaldt tærskelværdi).

Reglerne indebærer derfor, at der skabes et åbent konkurrencemarked for de offentlige kontrakter, hvor virksomhederne får mulighed for at konkurrere om kontrakterne.

Ligebehandling

Udbudsreglerne forpligter de offentlige ordregivere til at behandle tilbudsgiverne lige. Der må således ikke ske favorisering af lokale (nationale) virksomheder. Alle virksomheder skal have lige muligheder for at opnå kontrakter med det offentlige, og den offentlige ordregiver skal vælge det bedste og billigste tilbud. De offentlige ordregivere skal agere markedsøkonomisk, og det bliver konkurrence­situationen, der afgør hvem, der får kontrakterne.

Kend spillereglerne

Når en virksomhed ønsker at deltage i konkurrencen om de offentlige kontrakter, er det en klar fordel at kende spillereglerne, som er defineret i EU's udbudsdirektiver. Hvad kræves af virksomheden, hvilke krav skal tilbudet overholde, hvordan sker valget mellem tilbudene osv. Læs mere om spillereglerne, herunder tærskelværdier mv. på for eksempel www.ks.dk eller www.udbudsportalen.dk. Her kan du få indblik i procedurerne (de juridiske spilleregler) i en udbudsforretning trin for trin. Her findes bl.a checklister, der henvender sig til virksomheder, der har behov for et overordnet kendskab til reglerne – for eksempel  virksomheder, der for første gang deltager i et EU-udbud. Checklisterne viser, hvad en tilbudsgiver skal foretage sig, og i hvilken rækkefølge dette skal ske.

Rammeaftaler

DSB Koncernindkøb udbyder typisk rammeaftaler, der indgås på vegne af hele DSB-koncernen. Rammeaftalerne vil normalt ikke forpligte DSB til at aftage en vis mængde varer.

Vil du være leverandør til DSB?
DSB har besluttet at benytte kvalifikationssystemet TransQ ved fremtidige udbud af produkter og serviceydelser. Det betyder, at kun virksomheder, der er kvalificerede i TransQ, vil kunne deltage i DSB’s udbud.

Hvordan kvalificerer du din virksomhed?
Først og fremmest skal du bestille kvalifikationen. Det gør du enkelt ved at gå ind på www.achilles.com/dk/transq/bestil. Prisen er fra NOK 4.2001, og afhænger af antallet af produkt-/servicekategorier, som I ønsker at registrere.
Når du har afsendt bestillingen og betalingen, vil Achilles via e-mail fremsende brugeradgang til et spørgeskema, som du skal besvare på internettet. I forbindelse med besvarelsen skal du vælge produkt-
/servicekategorier.
Se fuldstændig oversigt: http://www.achilles.com/transq/categories

Med en kvalifikation i TransQ bliver jeres virksomhed synlig og søgbar for andre store nordiske transportselskaber, herunder SL og Trafikverket i Sverige samt NSB, Flytoget, Baneservice, Mantena og Jernbaneverket i Norge. De nævnte selskaber benytter også TransQ til at gennemføre
udbud under EU’s Forsyningsvirksomhedsdirektiv. 
 
Er din virksomhed allerede kvalificeret i TransQ?
Hvis det er tilfældet, skal du blot sikre dig, at I har registreret netop de kategorier, som må forventes at dække DSB's behov. Hvis ikke, skal du foretage en såkaldt delopdatering af din kvalifikation.

Du kan henvende dig til Achilles i Danmark +45 46 74 02 75, hvis du har spørgsmål til kvalifikationsprocessen.

Faktura skal sendes elektronisk og indeholde indkøbsordrenummer eller sekundært mailadresse på varebestiller. Oplys, at vi skal have en elektronisk faktura, der skal sendes til:

• Ejendomsudvikling:
  EAN nr. 5790001775018
  Fakturaer fremsendes til:
  fakturakom@dsb.dk
  
  
• DSB:
  EAN nr. 5798000893474
  Fakturaer fremsendes til:
  faktura@dsb.dk
  
  
• DSBFirst:
  EAN nr. (firmakode 1400): 5790001776817
  Firmakode 1400 skal fakturaer fremsendes til:
  e-faktura@dsb.dk
  Firmakode 3300 skal fakturaer fremsendes til:
  e-faktura@dsb.se
  
  
• Kort & Godt:
  EAN nr. 5790001704742
  Faktura fremsendes til:
  fakturakg@dsb.dk
  
  
• Public Arkitekter:
  EAN nr. 5790001775025
  Fakturaer fremsendes til:
  fakturaark@dsb.dk
  
  
• S-tog:
  EAN nr. 5798000893481
  Fakturaer fremsendes til:
  faktura@s-tog.dsb.dk
  
  
• Vedligehold A/S:
  EAN nr. 5790001963613
  Fakturaer fremsendes til:
  fakturavlh@dsb.dk
  
  
• Standardbetalingsbetingelser er netto 45 dage